L’organigramma questo sconosciuto

Che cos’è l’organigramma e perché è importante averne uno anche nel tuo studio.

 

Avete mai fatto un elenco, o meglio uno schema, di tutte le funzioni che servono per mandare avanti il vostro studio? Questo schema si chiama organigramma e, nel compilarlo, probabilmente rimarreste sorpresi dallo scoprire quante sono le funzioni e soprattutto dal considerare che, la maggior parte, riguardano compiti extra clinici. Funzioni che lavorano con le persone in area amministrativa, funzioni che aiutano la direzione strategica, funzioni che erogano il servizio clinico, funzioni che supportano e permettono il lavoro a contato con i pazienti. Una volta fatto questo primo importante passo potreste anche cominciare a scrivere, per ogni casella che avete individuato, il nome della persona che presiede quella funzione. A questo punto potreste fare due importanti scoperte: da una parte potreste individuare alcune aree che non sono veramente organizzate o addirittura che non sono nemmeno considerate, dall’altra parte potreste scoprire che nella maggior parte delle caselle c’è il vostro nome, arrivando così alla dolorosa consapevolezza che in studio non si cambia nemmeno una lampadina se non ve ne occupate di persona!

Già con queste premesse si può comprendere l’importanza di avere un organigramma chiaro, e ben definito ma l’utilità di questo schema non finisce qui. L’organigramma è un grande strumento di comunicazione con le persone che lavorano in studio e un grande mezzo di consapevolezza. In ogni casella infatti va scritto un nome che immediatamente diventa esplicito e chiaro per tutti proprio nel momento in cui viene inserito in quella casella particolare. Nel mio studio siamo soliti dire che l’organigramma siamo N.O.I. che è una cosa assolutamente vera. Dietro questo acronimo non sta solo il fatto che senza le persone non potrebbe esistere l’organigramma ma sta anche il significato e l’utilità dello stesso. Nella casella infatti c’è un Nome e non ce n’è un altro così come alla funzione della casella sono associate una serie di Operazioni che vanno presidiate ed eseguite per fare si che quella casella funzioni a dovere e infine la casella stessa rappresenta un Incarico che viene conferito a seguito della assunzione di responsabilità da parte della persona che lo riceve. L’organigramma quindi è il primo importante passo per cominciare a fare un po’ d’ordine in azienda e rappresenta lo scheletro sul quale si andranno ad inserire via via tutti i compiti e le procedure delegate con responsabilità.

Michele Rossini

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Come comunichi con i tuoi pazienti?

Qual è il modo migliore per comunicare con i tuoi pazienti?

 

Ci sono persone che frequentiamo sul luogo di lavoro, poi usciamo a bere qualcosa insieme, giochiamo calcetto oppure ci vediamo per una sessione di shopping, un’altra volta ci ritroviamo per un pranzo con le famiglie.  In queste occasioni differenti comunicheremo con la stessa persona usando un linguaggio diverso. Sul luogo di lavoro siamo tenuti ad utilizzare un linguaggio di tipo professionale che sarà differente rispetto a quello che useremo durante la partita di calcetto aziendale E, provo ad indovinare, il linguaggio utilizzato negli spogliatoi dopo la partita sarà altrettanto diverso da quello usato in una riunione di famiglia.

Le persone sono le stesse, le situazioni cambiano, i linguaggi si adattano. Tuttavia se volessimo conoscerci veramente non potremmo pensare di aver esaurito il bagaglio di conoscenze sulla persona riferendoci solamente alla frequentazione di uno solo dei luoghi sopracitati. Se volessimo conoscere veramente una persona dovremmo frequentarla per un po’ di tempo e soprattutto in diverse situazioni. Quante relazioni sono finite e non sono sopravvissute alla prima vacanza insieme?

Quando decidiamo di comunicare con i nostri pazienti dobbiamo essere consapevoli che vale la stessa cosa. I pazienti ci conoscono nell’ambiente professionale e non hanno idea di cosa ci sia dietro al camice che indossiamo quando siamo in studio. È importante questo aspetto? Oggi è molto importante soprattutto se pensiamo al fatto che se nell’ambiente professionale siamo molto simili ai nostri colleghi, nelle altre situazioni saremo molto differenti e magari proprio in quelle situazioni, che apparentemente non centrano nulla con il nostro lavoro, saremo giudicati idonei a prenderci cura della salute del paziente che ci sta considerando.

Questo aspetto è sempre esistito, la novità sta nel fatto oggi, grazie alla rete e a tutte le possibilità che ci offre, è molto più semplice comunicare all’esterno dello studio con i pazienti, è molto più immediato permettere a tante persone che non ci conoscono, di venire in contatto con i vari aspetti (non solo quello professionale) della nostra vita.

È per questo motivo che oggi non ha più senso il parlare del sito internet come mezzo per farci conoscere. La visione della comunicazione digitale deve essere molto più ampia e variegata. Ci sono i social network che hanno sostituito il vecchio bar dove si poteva affrontare conversazioni leggere o più impegnate ma soprattutto dove si può parlare di tutto quello di cui non si ha il tempo di parlare quando si lavora. Quindi sui social non si parla di lavoro! Poi c’è il blog che permette di affrontare temi più complessi e che richiedono un’attenzione maggiore e che stimolano la riflessione verso aspetti della nostra attività meno conosciuti. C’è la newsletter alla quale le persone si iscrivono con una scelta consapevole perché vogliono avere da noi le informazioni più utili per migliorare la loro salute. Infine c’è il sito che non rappresenta più la vetrina dello studio come in passato, davanti alla quale era necessario far transitare più persone possibili ma rappresenta un’enorme contenitore di pagine verso le quali vengono indirizzate le persone coinvolte con gli altri canali di comunicazione.

Utilizzare i mezzi di comunicazione digitale in questo modo permette di affrontare questo importantissimo aspetto della nostra attività in modo organico e utile, dove la parola “utile” si riferisce sia a noi che ai nostri pazienti. Se non siamo in grado di essere utili alla nostra attività avremo fatto un investimento sbagliato di tempo e risorse. Se non siamo in grado di essere utili per i pazienti attuali, risolvendo anche il loro bisogno di conoscerci, andranno ben presto a conoscere qualcun altro.

Michele Rossini

Quando tutto lo studio ruota solo attorno a te

Sei il centro del tuo studio? Nulla può funzionare al meglio se tu non ci sei?

Fino a qualche anno fa, quando mi chiedevano di rappresentare graficamente il mio studio, io cominciavo sempre con il disegno mettendo il mio nome al centro del foglio. Attorno a questo mi sbizzarrivo nel disegnare tutti gli aspetti che gravavano sullo studio: tutte le persone, assistenti, segretarie collaboratori, i pazienti, le aziende esterne, i fornitori, il commercialista, i laboratori, la tecnologia, la struttura, le norme, la gestione, i vari software e chi più ne ha, più ne metta.

Ero molto orgoglioso del risultato: una vera impresa, la mia impresa dove tutto ruotava attorno a me, dove io ero il motore principale ma anche insostituibile. In quel caso il sistema che avevo creato portava il mio nome impresso su ogni processo e procedura, su ogni aspetto, dal più grande al più piccolo. Ho cominciato solo in seguito a rendermi conto di quanto quel sistema dipendesse da me. Mi ricordo anche il momento preciso, come una specie di folgorazione. Un giorno mi hanno chiamato dalla segreteria mentre stavo lavorando su un paziente. Io ho smesso di lavorare, ho tolto i guanti, ho preso la telefonata per scoprire che il problema era una lampadina bruciata nello studio 2, problema a cui nessuno sapeva porre rimedio senza mie indicazioni.

Di colpo mi sono reso conto che tutte le volte che io ero impegnato altrove, per la cura di un paziente, per un corso, per una conferenza o per affari personali, lo studio si bloccava, incapace di continuare la sua marcia abituale. Come una automobile che, nonostante sia provvista di tutto ciò che serve per funzionare al meglio non potesse mettersi in moto per la semplice mancanza del conducente con le sue chiavi. E questo è stato solo l’inizio! In seguito ho scoperto che questa dipendenza del mio studio da me, rendeva automaticamente me schiavo dello studio.

Essere il sistema, creare un sistema totalmente dipendente dalla mia presenza o dalla mia azione iniziale non era stata un’ottima strategia soprattutto quando questa condizione cominciava a togliermi il gusto e il divertimento nel fare quello che più mi piaceva al mondo e cioè curare i miei pazienti. Ma se vogliamo guardare al bicchiere mezzo pieno, in quel momento, con quella pesantissima consapevolezza davanti a me, ho cominciato il percorso che mi ha portato a non essere il sistema ma ad avere un sistema progettato e costruito con l’unico scopo di permettere alla mia impresa di funzionare al meglio senza la mia presenza ma soprattutto di permettere a me di dedicarmi solo a ciò che più mi dava soddisfazione e in particolar modo all’aspetto clinico della mia professione.

Michele Rossini