L’organigramma questo sconosciuto

Che cos’è l’organigramma e perché è importante averne uno anche nel tuo studio.

 

Avete mai fatto un elenco, o meglio uno schema, di tutte le funzioni che servono per mandare avanti il vostro studio? Questo schema si chiama organigramma e, nel compilarlo, probabilmente rimarreste sorpresi dallo scoprire quante sono le funzioni e soprattutto dal considerare che, la maggior parte, riguardano compiti extra clinici. Funzioni che lavorano con le persone in area amministrativa, funzioni che aiutano la direzione strategica, funzioni che erogano il servizio clinico, funzioni che supportano e permettono il lavoro a contato con i pazienti. Una volta fatto questo primo importante passo potreste anche cominciare a scrivere, per ogni casella che avete individuato, il nome della persona che presiede quella funzione. A questo punto potreste fare due importanti scoperte: da una parte potreste individuare alcune aree che non sono veramente organizzate o addirittura che non sono nemmeno considerate, dall’altra parte potreste scoprire che nella maggior parte delle caselle c’è il vostro nome, arrivando così alla dolorosa consapevolezza che in studio non si cambia nemmeno una lampadina se non ve ne occupate di persona!

Già con queste premesse si può comprendere l’importanza di avere un organigramma chiaro, e ben definito ma l’utilità di questo schema non finisce qui. L’organigramma è un grande strumento di comunicazione con le persone che lavorano in studio e un grande mezzo di consapevolezza. In ogni casella infatti va scritto un nome che immediatamente diventa esplicito e chiaro per tutti proprio nel momento in cui viene inserito in quella casella particolare. Nel mio studio siamo soliti dire che l’organigramma siamo N.O.I. che è una cosa assolutamente vera. Dietro questo acronimo non sta solo il fatto che senza le persone non potrebbe esistere l’organigramma ma sta anche il significato e l’utilità dello stesso. Nella casella infatti c’è un Nome e non ce n’è un altro così come alla funzione della casella sono associate una serie di Operazioni che vanno presidiate ed eseguite per fare si che quella casella funzioni a dovere e infine la casella stessa rappresenta un Incarico che viene conferito a seguito della assunzione di responsabilità da parte della persona che lo riceve. L’organigramma quindi è il primo importante passo per cominciare a fare un po’ d’ordine in azienda e rappresenta lo scheletro sul quale si andranno ad inserire via via tutti i compiti e le procedure delegate con responsabilità.

Michele Rossini

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Il vero capitale di un’azienda sono le persone

Persone preparate, motivate e costantemente valorizzate sono il vero capitale del tuo studio.

 

Ogni tanto mi capita di andare in studio in orario di chiusura o alla domenica. Lo studio è lo stesso di sempre e, con le dovute differenze, è praticamente uguale a tutti gli studi dentistici che conosco: la reception, gli uffici, le stanze, i riuniti, gli strumenti per lavorare, le attrezzature tecnologiche, i computer. Qualche volta mi viene in mente quanto mi è costato tutto questo, sicuramente molto. Eppure sento di non essere di fronte al vero capitale della mia azienda. Manca qualcosa e quel qualcosa sono le persone. Uno studio vuoto, senza le persone che vi lavorano ogni giorno, senza la loro motivazione, il coinvolgimento, la passione, la valorizzazione non vale nulla di più del costo di macchine destinate ad invecchiare precocemente. Non esiste capitale economico senza capitale umano. Possono portare via tutto ma non possono portarmi via il lavoro che le persone hanno fatto in studio e quello che continueranno a fare.

Il capitale umano, le persone creano il vero capitale economico attraverso tre passaggi fondamentali:

  1. Sono le persone che fanno andare avanti lo studio tutti i giorni, che lavorano, utilizzano le attrezzature, comunicano tra loro e con chi arriva, offrono il servizio migliore possibile.
  2. Sono le persone che realizzano la Mission dello studio, che condividono i progetti a lungo termine, che lavorano per realizzare il sogno su cui si basa l’attività di tutti i giorni.
  3. Sono le persone che, realizzando la Mission dello studio, lo rendono un punto di riferimento per la società che lo circonda conferendo un valore per la comunità, che va al di là del semplice lavoro svolto quotidianamente.

Possiamo facilmente colmare qualsiasi gap dal punto di vista tecnologico, organizzativo, clinico ma difficilmente possiamo colmare un gap legato alla mancanza di persone preparate, motivate e costantemente valorizzate. C’è un altro aspetto molto interessante ed è riferito al fatto che il capitale umano è composto dalle persone e dai loro talenti e può, per definizione, essere paragonato all’investimento in un bene che produce nel tempo un certo rendimento. In questo senso può anche essere misurato. Possiamo, ad esempio, calcolare in quale misura un anno di formazione in più, aumenta i benefici netti individuali. Se aumentiamo le competenze, quali e quanti benefici ne ricaveranno i vari settori dello studio? Se lo possiamo misurare, questo rendimento, possiamo anche capire come sia una misura proporzionale alla capacità stessa dello studio di attingere alle possibilità in essere mentre sostiene, allo stesso tempo, lo sviluppo del potenziale di crescita umano. Tutto questo realizzato attraverso la formazione e altre azioni di sviluppo organizzativo.

Guidare questo tipo di apprendimento, diventa sempre più un compito essenziale e centrale per il dentista titolare nei riguardi delle persone che collaborano nella sua realtà.

Michele Rossini

È possibile gestire lo studio come un’azienda?

Il modo di gestire uno studio odontoiatrico oggi è cambiato rispetto al passato, scopri come e alcuni consigli da mettere in pratica.

Ormai qualche anno fa, per gestire in modo proficuo uno studio odontoiatrico, era necessario preoccuparsi della parte clinica che impegnava il 90% delle risorse e lasciare alla parte amministrativa, che costituiva il 10%, l’onere di occuparsi di far andare avanti lo studio avendo come obiettivo principale l’incasso, la registrazione contabile e la gestione degli appuntamenti.

Oggi le cose sono drasticamente cambiate. La gestione dello studio comprende il 30% della parte clinica che deve essere curata in maniera impeccabile e lascia il restante 70% alla parte organizzativa che si deve occupare di sviluppare i contenuti di valore da comunicare, formare e valorizzare le persone che vi lavorano, vendere i propri servizi, curare tutti gli aspetti della relazione con i pazienti, gestire al meglio i processi, occuparsi del flusso di cassa e alla fine monitorare l’attività in modo da evidenziare e valorizzare gli aspetti positivi e utili.

Il dentista che pensa di occuparsi esclusivamente o in larga misura della parte clinica tralasciando e trascurando gli aspetti gestionali e organizzativi, rischia da una parte di essere schiavo del sistema rimanendo l’unico referente dello studio per qualunque aspetto e dall’altra parte rischia di non avere più le soddisfazioni, anche economiche, che aveva ricevuto in passato.

Il dentista, a fronte dei medesimi sforzi del passato, con rischi d’impresa e costi aumentati, non guadagna più come prima. Se prima infatti, essere dei bravi clinici, poteva fare la differenza, oggi è solo una condizione essenziale ma non sufficiente. Se in passato i pazienti venivano nel nostro studio per abitudine e con atteggiamento fedele, oggi hanno imparato che conviene scegliere e scelgono ogni volta il professionista che ritengono più adatto per quel caso. Sta a noi essere in grado di mantenere una presenza attiva nella loro esigenza di salute. Se prima si poteva contare su marginalità piuttosto alte e comunque tali da consentire anche una gestione “spannometrica” dello studio, oggi le marginalità ridotte dall’aumento esponenziale dei costi e dalla minore disponibilità di spesa dei pazienti, erodono il nostro margine a volte in maniera poco evidente e subdola al punto che quando ci si accorge del problema è davvero ormai troppo tardi e l’attività è ormai compromessa.

La soluzione tuttavia non sta nell’iscriversi al primo corso di marketing che capita o al corso gestionale o affidarsi al formatore di turno che ci presenta soluzioni chiavi in mano ma sta nel modificare il proprio atteggiamento verso il nostro studio, atteggiamento che deve per forza interessarsi dell’aspetto imprenditoriale della gestione. Questo non significa che dobbiamo occuparci in prima persona della gestione ma che dobbiamo occuparci di organizzare il nostro studio come azienda in modo da avere un sistema in grado di permetterci di dare il meglio nella parte clinica che, correggetemi se sbaglio, è la parte che più ci interessa. Non ci deve quindi essere imposto il ruolo di amministratore, esperto di marketing, organizzatore dei processi, economista, commerciale ma dobbiamo coltivare la consapevolezza che questi aspetti vanno affrontati e risolti da persone competenti che operano in un sistema organizzato e realizzato da noi su misura per il nostro studio. È necessario saperlo e affrontare la situazione con la giusta competenza e la necessaria preparazione, pena il lento e a volte rapido declino del nostro studio fino alle conseguenze più deleterie.

Michele Rossini

Comportiamoci da medici… in azienda! -parte seconda-

Succede solo in ambito clinico, nella nostra professione, di sovrapporre e confondere il significato di sintomo e causa?

 

Quando vediamo un sintomo, 9 volte su 10 il problema sta altrove!

Se un nostro paziente arriva in studio con dolore, (sintomo), difficilmente risolveremo il problema prescrivendo un antidolorifico. Il dolore potrebbe essere legato ad una carie in una zona poco visibile del dente, se la carie è in una zona poco visibile e accessibile, significa che in quella zona non è stata fatta una pulizia quotidiana sufficiente, se non è stata fatta una pulizia proporzionata e corretta significa che al paziente non sono state fornite le adeguate istruzioni per una corretta igiene orale oppure che la motivazione all’igiene non ha sortito gli effetti programmati e desiderati. Questo potrebbe dipendere da una scarsa formazione dell’igienista sulle tecniche di persuasione. La mancata formazione potrebbe essere frutto di un’errata scelta strategica dell’impresa sulle risorse da dedicare alla formazione (causa). Risultato se i nostri pazienti arrivano troppo spesso in urgenza con dolore, la causa del dolore sta in una scelta strategica sbagliata!

Spesso siamo critici nei confronti di comunicazioni sui media tradizionali o su Internet, che considerano solo il sintomo in modo superficiale, senza approfondire la questione in modo da arrivare a identificare le cause principali che stanno alla base. Se non vengono identificate le cause, non si potrà giungere alla formulazione di una diagnosi e di conseguenza alla stesura di un corretto piano di trattamento che porterà al ritorno dello stato di salute. Soprattutto sarà difficile creare un gruppo di lavoro concentrato a realizzare questo tipo di obiettivi. Sono sicuro che tanti saranno d’accordo con me su questo argomento!

Succede solo in ambito clinico, nella nostra professione, di sovrapporre e confondere il significato di sintomo e causa?

Michele Rossini

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