L’organigramma questo sconosciuto

Che cos’è l’organigramma e perché è importante averne uno anche nel tuo studio.

 

Avete mai fatto un elenco, o meglio uno schema, di tutte le funzioni che servono per mandare avanti il vostro studio? Questo schema si chiama organigramma e, nel compilarlo, probabilmente rimarreste sorpresi dallo scoprire quante sono le funzioni e soprattutto dal considerare che, la maggior parte, riguardano compiti extra clinici. Funzioni che lavorano con le persone in area amministrativa, funzioni che aiutano la direzione strategica, funzioni che erogano il servizio clinico, funzioni che supportano e permettono il lavoro a contato con i pazienti. Una volta fatto questo primo importante passo potreste anche cominciare a scrivere, per ogni casella che avete individuato, il nome della persona che presiede quella funzione. A questo punto potreste fare due importanti scoperte: da una parte potreste individuare alcune aree che non sono veramente organizzate o addirittura che non sono nemmeno considerate, dall’altra parte potreste scoprire che nella maggior parte delle caselle c’è il vostro nome, arrivando così alla dolorosa consapevolezza che in studio non si cambia nemmeno una lampadina se non ve ne occupate di persona!

Già con queste premesse si può comprendere l’importanza di avere un organigramma chiaro, e ben definito ma l’utilità di questo schema non finisce qui. L’organigramma è un grande strumento di comunicazione con le persone che lavorano in studio e un grande mezzo di consapevolezza. In ogni casella infatti va scritto un nome che immediatamente diventa esplicito e chiaro per tutti proprio nel momento in cui viene inserito in quella casella particolare. Nel mio studio siamo soliti dire che l’organigramma siamo N.O.I. che è una cosa assolutamente vera. Dietro questo acronimo non sta solo il fatto che senza le persone non potrebbe esistere l’organigramma ma sta anche il significato e l’utilità dello stesso. Nella casella infatti c’è un Nome e non ce n’è un altro così come alla funzione della casella sono associate una serie di Operazioni che vanno presidiate ed eseguite per fare si che quella casella funzioni a dovere e infine la casella stessa rappresenta un Incarico che viene conferito a seguito della assunzione di responsabilità da parte della persona che lo riceve. L’organigramma quindi è il primo importante passo per cominciare a fare un po’ d’ordine in azienda e rappresenta lo scheletro sul quale si andranno ad inserire via via tutti i compiti e le procedure delegate con responsabilità.

Michele Rossini

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L’Organigramma siamo N.O.I.

Nomi, Operazioni, Incarichi. L’organigramma è formato da tutte le persone che lavorano nello studio, che ricoprono incarichi e svolgono operazioni specifiche.

 

Tempo fa abbiamo cominciato in studio a ragionare sull’idea di comporre il nostro organigramma. Ci è sembrata una cosa importante ed essenziale per uno studio dentistico che voleva strutturarsi come azienda e far funzionare al meglio tutte le procedure e le decine di persone che la gestivano. Quindi abbiamo scritto la lista di tutti i collaboratori coinvolti nella nostra impresa e abbiamo scoperto che erano, (e sono), davvero tanti.

Poi abbiamo scritto la lista delle operazioni che queste persone avrebbero dovuto svolgere per far funzionare tutto a dovere e per poter erogare un servizio di qualità per i nostri pazienti e abbiamo scoperto che erano tantissime!

Alla fine abbiamo cominciato a unire i nomi delle persone alle operazioni che dovevano svolgere (ovviamente cercando di scegliere le persone più adatte per quel ruolo) assegnando di volta in volta gli incarichi.

Certo non è stato un compito facile, anzi si è dimostrato un lavoro complesso e articolato. Infatti non è semplice assegnare una persona ad un incarico o viceversa. Bisogna pensare a quello che quella persona dovrà fare e bisogna convincersi che quella persona lo svolgerà molto probabilmente meglio di come avremmo potuto farlo noi. In più bisogna tenere conto del fatto che non si può chiedere a qualcuno di fare qualcosa che non vuole fare o assegnare una responsabilità e un dovere a una persona che non lo vive come se fosse un proprio dovere o compito. Certo, visto dalla parte del datore di lavoro, si potrebbe obbligare un collaboratore a fare qualcosa per la quale non si sente portato ma non potremmo aspettarci certo di ottenere un buon risultato. Nell’organigramma ci sono le caselle e vanno riempite con nomi di persone che devono scegliere di entrare in quella casella perché solo così avranno le motivazioni per poter svolgere un compito e sentirlo come un incarico per cui dare il massimo. Diversamente quella casella potrebbe assomigliare ad un recinto o addirittura ad una prigione!

Superato questo primo ostacolo delle assegnazioni degli incarichi e della spiegazione e scelta delle operazioni da svolgere, ci siamo trovati di fronte alla necessità di creare dei rapporti tra le caselle unendole in una costruzione che avesse un senso dando l’idea della varie interdipendenze degli incarichi all’interno dello studio. Anche questa operazione non è semplice dal momento che le azioni di una persona potrebbero condizionare il lavoro di un’altra e viceversa. Bisogna capire chi e cosa viene prima e chi o cosa viene dopo organizzando la giusta sequenza e importanza delle azioni.

Alla fine l’organigramma l’abbiamo fatto e abbiamo scoperto i nomi di tutte le persone che collaborano all’erogazione del servizio che offriamo. Abbiamo evidenziato tutte le operazioni che le persone devono svolgere con puntualità e precisione all’interno dello studio. Abbiamo discusso, ci siamo confrontati e abbiamo assegnato gli incarichi che le persone coinvolte devono assumere su di sé con la giusta motivazione.

Alla fine abbiamo scoperto che l’organigramma siamo N.O.I. : Nomi, Operazioni, Incarichi.

Michele Rossini

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